На следующей игрушке, куда поедем толпой, нужно коменданту замка, или там дежурному дать журнал входа-выхода.
Серьёзно, никого ведь не найдешь, когда надо. А так - кто, когда, куда, во сколько планирует вернуться, вернулся ли. Взгляд на страницу и сразу ясно, кого имеет смысл искать в локации, кого подождать можно, а кого смысла нет....
Главное дежурного менять часто. Не больше часа. Назвать его начальником караула, к примеру...